Declarația beneficiarului efectiv este un act obligatoriu în dosarul de înregistrare a oricărui SRL în Republica Moldova: fiecare fondator declară pe propria răspundere cine este persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță societatea. Fondatorul persoană fizică completează formularul BE-1, iar fondatorul persoană juridică formularul BE-2. Potrivit art. 5² din Legea nr. 308/2017 cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor, beneficiar efectiv al unui SRL este persoana fizică ce deține peste 25% din capitalul social sau controlează firma prin alte mijloace, iar orice schimbare ulterioară se declară la Agenția Servicii Publice (ASP) în 30 de zile.
1. Cine este beneficiarul efectiv al unui SRL
Pentru societățile comerciale, legea și Ghidul privind identificarea beneficiarului efectiv, aprobat de Serviciul Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor (SPCSB), stabilesc trei căi prin care o persoană fizică devine beneficiar efectiv:
Dacă, după epuizarea tuturor mijloacelor și fără motive de suspiciune, nicio persoană nu întrunește aceste criterii, beneficiar efectiv se consideră administratorul societății.
Câteva exemple practice:
2. BE-1 sau BE-2: ce formular completați
La constituirea unei persoane juridice cu scop lucrativ, ASP folosește două formulare:
Pentru modificările de după înregistrare se folosește un alt formular, BE-3, iar organizațiile necomerciale, întreprinzătorii individuali și gospodăriile țărănești au formulare proprii.
3. O declarație separată pentru fiecare fondator
Declarația nu se face „pe firmă”, ci pe fondator: fiecare fondator semnează propria declarație și o completează doar în raport cu el însuși. Formularul are trei rubrici, dintre care se folosește doar cea potrivită:
Rubricile necompletate se anulează cu semnul X. Exemplu: la un SRL cu doi asociați, 80% și 20%, primul completează Rubrica I, iar al doilea bifează Rubrica II.
4. Întrebările despre persoana expusă politic (PEP)
Fiecare declarație conține un bloc de întrebări DA/NU despre calitatea de persoană expusă politic:
Dacă răspunsul general este NU, anexa nu se atașează. Dacă este DA, indicați funcția din listă. Calitatea de PEP nu vă interzice să fondați un SRL, dar băncile și alte entități raportoare aplică măsuri sporite de verificare. Important este să răspundeți corect: o declarație falsă atrage răspundere contravențională.
5. Fondatori străini și structuri complexe
Pentru beneficiarii efectivi cetățeni străini sau apatrizi care nu au trecut frontiera Republicii Moldova, identitatea se verifică pe baza copiilor documentelor de călătorie, legalizate corespunzător (apostilate sau supralegalizate, după caz), anexate la declarație.
Dacă fondatorul este o societate, iar lanțul de proprietate are mai multe verigi, se indică toate persoanele juridice până la persoana fizică finală. La declarație se anexează fie documentele confirmative ale societăților străine, legalizate și traduse, fie o schemă a structurii de proprietate și control, semnată de administrator conform Ghidului SPCSB.
6. Actualizarea datelor după înregistrare: termen de 30 de zile
Obligația nu se încheie odată cu înregistrarea. Formularul însuși prevede că, în caz de modificare a datelor despre beneficiarul efectiv, inclusiv a detaliilor privind interesele generatoare de beneficii, persoana juridică le înregistrează la ASP în termen de 30 de zile. Situații tipice:
Declarația de modificare (BE-3) o semnează administratorul sau persoana fizică rezidentă desemnată. Conform ASP, se poate depune gratuit la distanță, cu semnătură electronică calificată, la adresa be@asp.gov.md, sau la centrele multifuncționale ASP, unde se aplică tarifele prevăzute de Legea nr. 220/2007 – verificați tariful curent pe asp.gov.md.
Firmele înregistrate înainte de 1 iulie 2023 au avut termen până la 31 decembrie 2025 pentru a-și declara sau actualiza beneficiarii efectivi. SRL-urile constituite după această dată și-au declarat beneficiarii chiar la înregistrare.
7. Sancțiuni
Declarația se semnează cunoscând prevederile art. 263² din Codul contravențional. Nedeclararea, declararea incompletă sau incorectă a informației despre beneficiarul efectiv, neactualizarea ei la schimbări, precum și lipsa desemnării persoanei fizice rezidente responsabile se sancționează cu amendă de la 1.000 la 1.500 de unități convenționale, adică 50.000–75.000 de lei (o unitate convențională = 50 de lei). Amenzile se aplică de la 1 ianuarie 2026.
Mai mult, fără declarația completă dosarul de înregistrare este incomplet, iar ASP poate refuza înregistrarea. Băncile verifică la rândul lor beneficiarii efectivi, iar nepotrivirile cu datele din Registrul de stat pot întârzia deschiderea contului sau efectuarea operațiunilor.
Întrebări frecvente
Sunt fondator unic și administrator. Câte declarații depun?
O singură declarație BE-1: completați Rubrica I cu participațiunea directă de 100,00% și anulați cu X celelalte rubrici.
Un asociat cu exact 25% este beneficiar efectiv?
Nu, dacă nu controlează societatea prin alte mijloace. Pragul este „peste 25%”, adică 25% plus o parte.
Trebuie să depun declarația de fiecare dată când se schimbă ceva?
Da, orice modificare a datelor despre beneficiarul efectiv se înregistrează la ASP în 30 de zile, inclusiv schimbarea cotelor dintre asociați.
Pot actualiza beneficiarul efectiv fără să merg la ASP?
Da. ASP acceptă cereri semnate cu semnătură electronică calificată la be@asp.gov.md, fără taxă.
Mama mea este deputat. Pot fi fondator?
Da. Bifați DA la calitatea de membru de familie al unei persoane expuse politic și completați corect formularul. Calitatea de PEP nu interzice deținerea unei firme.
Concluzie
Declarația beneficiarului efectiv pare un formular de rutină, dar confuzia între rubrici, pragul de 25% sau un răspuns greșit la întrebările PEP pot întârzia înregistrarea sau aduce o amendă considerabilă. SRLRapid completează din același chestionar formularul BE-1 pentru fiecare fondator, cu partea socială și răspunsurile PEP bifate, alături de Statut, procesul-verbal de constituire, cererea de înregistrare și declarația privind lipsa antecedentelor penale.
Notă: acest ghid are caracter informativ și reflectă legislația și practica ASP la data publicării. SRLRapid pregătește documentele, dar nu substituie consultanța juridică și nu depune dosarul în locul fondatorilor. Pentru structuri de proprietate complexe, consultați un avocat sau direct ASP.
