Un refuz de înregistrare SRL la Agenția Servicii Publice (ASP) se bazează pe temeiurile din art. 13 al Legii nr. 220/2007, iar la un SRL nou cele mai multe țin de dosar: lipsește un act cerut sau un act nu corespunde cerințelor legii. Refuzul nu vă împiedică să depuneți din nou actele după ce ați înlăturat cauza. Mai jos găsiți temeiurile legale, cum vă anunță ASP neconformitățile, greșelile frecvente, act cu act, și ce faceți după un refuz.
1. Când refuză ASP înregistrarea: art. 13 din Legea nr. 220/2007
Registratorul verifică cererea și actele în raport cu cerințele legii și adoptă fie decizia de înregistrare, fie o decizie motivată de respingere (art. 11 alin. (1)). Potrivit art. 13 alin. (1), înregistrarea nu se admite, printre altele, în cazul:
1. lit. a) nedepunerii tuturor documentelor necesare pentru înregistrare;
2. lit. b) necorespunderii actelor de constituire sau a altor documente depuse cerințelor prevăzute de lege;
3. lit. c) încălcării procedurii legale de constituire;
4. lit. g) stabilirii faptului că fondatorul are antecedente penale nestinse pentru fapte de evaziune fiscală.
Alte temeiuri privesc interdicția de înregistrare dispusă de instanță sau de executor (lit. e)) și fondatorul unei firme radiate în temeiul art. 174¹ din Codul fiscal care constituie o nouă firmă în decurs de 3 ani (lit. c¹)). Există și limite: înregistrarea nu poate fi refuzată pentru motive de inoportunitate (art. 13 alin. (3)), iar ASP nu poate refuza primirea cererii și nici cere alte documente decât cele prevăzute de lege (art. 8 alin. (6)).
2. Neconformitățile: cum vă anunță ASP
Instrucțiunile ASP pentru cererea 3-5 precizează că la rubrica „E-mail” se indică o adresă validă, pentru informațiile despre eventualele neconformități constatate pe parcursul înregistrării. O adresă greșită înseamnă că nu aflați la timp ce trebuie corectat.
Ghidul ASP pentru înregistrarea la distanță descrie pașii: registratorul constată neajunsurile, ASP vă trimite o notificare privind înlăturarea neconformităților, dumneavoastră retransmiteți actele rectificate sau completate, iar apoi registratorul adoptă decizia de înregistrare sau, după caz, de refuz.
•Termenul: cele 24 de ore se calculează din ziua lucrătoare următoare celei în care au fost prezentate documentele necesare (art. 5 alin. (2)). Practic, înregistrarea așteaptă actele corectate.
•Taxa: cererea se procesează abia după achitarea taxei (art. 7 alin. (5)); potrivit ghidului ASP, fără plata confirmată cererea nu se examinează.
3. Greșeli frecvente în actele de constituire
•Denumirea. Nu poate coincide sau semăna cu cea a unei firme înregistrate și nici cu o marcă înregistrată sau notorie (art. 9 alin. (11)). „Moldova” cere permisiunea acordată conform HG nr. 353/2025, numele unei localități cere decizia consiliului local, iar denumirile autorităților publice sunt interzise. În cerere, denumirea se scrie în formula din certificatul de verificare și rezervare, iar în celelalte acte, identic.
•Date diferite între cererea 3-5, procesul-verbal 5-4 (sau decizia fondatorului unic 5-6) și statut. O cifră greșită în IDNP, cote de 60/40 în statut și 50/50 în cerere, alt capital, sediul fără bloc sau apartament într-un act, alt administrator în procesul-verbal decât în cerere ori numărul și data procesului-verbal trecute greșit pe statut. Datele persoanelor se iau dintr-un act de identitate valabil.
•Capitalul și cotele. Cotele însumează 100%, iar părțile sociale, capitalul social. Conform statutului-model ASP, fiecare parte socială este de cel puțin 1 leu și se împarte fără rest la un leu.
•Codurile CAEM. Se indică codul și denumirea din CAEM 2, cu o activitate principală; pentru activitățile licențiate, denumirea așa cum este formulată în lege. Dacă domeniul cere aviz sau aprobare prealabilă, deținerea lui se declară în cerere (art. 7 alin. (1) lit. a)).
•Semnăturile și exemplarele. Cererea o semnează toți solicitanții, hotărârea de constituire și statutul se aprobă de toți asociații fondatori (art. 7 alin. (1) lit. b)), iar la ghișeu se depun în două exemplare. Online, fiecare act poartă semnătura electronică calificată a fiecărui semnatar; o semnătură olografă scanată nu ține loc de semnătură electronică.
4. Greșeli în declarații, taxă și actele străine
•Declarația privind beneficiarul efectiv lipsește sau e completată greșit. Este un act obligatoriu (art. 7 alin. (1) lit. f)): BE-1 pentru fondatorul persoană fizică, BE-2 pentru fondatorul persoană juridică, cu rubrica și participațiunea corecte.
•Declarația privind lipsa antecedentelor penale lipsește pentru unul dintre fondatori. Dacă un fondator chiar are antecedente nestinse pentru evaziune fiscală, nu mai e o problemă de formular, ci un temei de refuz.
•Taxa nu e achitată sau nu corespunde termenului bifat în cerere: pentru 4 ore se majorează de 4 ori (art. 4 alin. (6)), adică 4 596 lei în loc de 1 149 lei (tarife afișate pe asp.gov.md în septembrie 2026).
•Actele străine nu sunt traduse în limba de stat sau nu sunt supralegalizate ori apostilate, după caz, cu excepțiile prevăzute de tratate (art. 8 alin. (2¹)).
•Procura nu este autentificată notarial; alternativa prevăzută de lege este împuternicirea de reprezentare prin MPower (art. 8 alin. (2)).
•Administratorul străin nu are IDNP. ASP cere codul personal eliberat de Inspectoratul General pentru Migrație și copia pașaportului.
•Depunerea online fără denumire rezervată sau cu acte nesemnate electronic de toți semnatarii.
5. Ce faceți după un refuz
1. Citiți motivarea: decizia arată temeiul aplicat de registrator.
2. Corectați și depuneți din nou. Refuzul nu împiedică depunerea repetată dacă au fost înlăturate cauzele lui (art. 13 alin. (4)). Dacă schimbați denumirea, refaceți toate actele, fiindcă ea apare în fiecare formular.
3. Lămuriți taxa. Nu contați pe restituirea automată. ASP are un regulament privind restituirea banilor pentru serviciile neprestate, aplicat doar la cererea solicitantului; întrebați ASP dacă vi se aplică și dacă trebuie să plătiți din nou.
4. Contestați, dacă refuzul pare nefondat. Decizia poate fi contestată în instanța de judecată și anulată numai de instanță (art. 13 alin. (5)). Codul administrativ nr. 116/2018 cere, ca regulă, procedura prealabilă (art. 208): cererea prealabilă se depune la autoritatea emitentă în 30 de zile de la comunicarea actului (art. 165) și se soluționează în 15 zile calendaristice (art. 167), iar acțiunea în contencios administrativ se înaintează, de regulă, în 30 de zile (art. 209). Verificați căile de atac indicate în decizie și discutați cu un avocat.
Contestarea are sens când registratorul invocă inoportunitatea sau cere acte pe care legea nu le prevede. Dacă refuzul pornește de la o greșeală reală, redepunerea este de regulă mai rapidă.
6. Lista de verificare înainte de depunere
•Denumirea este verificată (și rezervată, dacă depuneți online) și scrisă identic peste tot;
•Numele, IDNP-urile, cotele, capitalul, sediul și administratorul coincid în toate actele;
•Cotele însumează 100%, iar părțile sociale, capitalul social;
•Codurile CAEM 2 au o activitate principală, iar avizul prealabil există, dacă domeniul îl cere;
•Toate semnăturile sunt puse, iar procesul-verbal și statutul sunt în două exemplare;
•Declarațiile BE și cele privind antecedentele penale sunt completate pentru fiecare fondator;
•Actele străine sunt apostilate sau supralegalizate și traduse, procura e notarială, administratorul străin are IDNP;
•Taxa corespunde termenului ales, iar e-mailul din cerere este valid.
Întrebări frecvente
Pot depune din nou actele după un refuz?
Da. Potrivit art. 13 alin. (4) din Legea nr. 220/2007, refuzul nu împiedică depunerea repetată după înlăturarea cauzelor lui.
Pierd taxa dacă ASP refuză înregistrarea?
Nu contați pe o restituire automată: ASP restituie banii pentru serviciile neprestate doar la cerere, conform regulamentului său. Lămuriți situația înainte de o nouă plată.
În cât timp pot contesta refuzul?
Cererea prealabilă se depune în 30 de zile de la comunicarea deciziei, iar acțiunea în instanță, de regulă, în 30 de zile de la răspunsul la ea (Codul administrativ, art. 165 și 209).
Îmi poate cere ASP contract de locațiune pentru sediu?
ASP înscrie sediul indicat în actele de constituire și nu are dreptul să ceară alte documente pentru confirmarea lui (art. 10 alin. (1)). Răspunderea pentru adresă o poartă societatea.
ASP refuză înregistrarea pentru orice greșeală?
Nu neapărat. E-mailul din cerere servește la comunicarea neconformităților constatate, ca să le puteți corecta; refuzul vine când actele rămân incomplete sau necorespunzătoare.
SRLRapid completează din un singur chestionar formularele oficiale ASP: cererea 3-5, procesul-verbal de constituire 5-4 și statutul 4-22 (pentru un fondator unic, decizia 5-6 și statutul 4-23), declarațiile privind beneficiarul efectiv și declarațiile privind antecedentele penale pentru fiecare fondator, în format DOCX și PDF. Datele introduse o singură dată ajung identic în toate documentele, așa că numele, cotele și adresele coincid, iar chestionarul verifică, de exemplu, ca suma cotelor să fie 100%. Decizia rămâne a registratorului ASP: dumneavoastră semnați actele și le depuneți la ASP.
Notă: acest ghid are caracter informativ și reflectă legislația și cerințele ASP la data redactării (octombrie 2026). SRLRapid pregătește documentele, dar nu este o firmă de avocatură și nu depune dosarul în locul fondatorilor. Pentru contestarea unui refuz, consultați un avocat.
