Le refus d'immatriculation d'une SARL en Moldavie par l'Agence des Services Publics (ASP) repose sur les motifs énumérés à l'art. 13 de la loi n° 220/2007 et, pour une SARL (SRL) nouvelle, la plupart tiennent au dossier lui-même : une pièce exigée manque ou un document ne respecte pas les exigences de la loi. Le refus ne vous empêche pas de déposer à nouveau le dossier une fois la cause corrigée. Vous trouverez ci-dessous les motifs légaux, la manière dont l'ASP vous signale les irrégularités, les erreurs fréquentes document par document et que faire après un refus.
1. Quand l'ASP refuse l'immatriculation : art. 13 de la loi n° 220/2007
Le registraire vérifie la demande et les pièces au regard de la loi et adopte soit une décision d'immatriculation, soit une décision motivée de rejet de l'immatriculation (art. 11, al. (1)). Selon l'art. 13, al. (1), l'immatriculation n'est pas admise, entre autres, en cas de :
1. lettre a) non-dépôt de tous les documents nécessaires à l'immatriculation ;
2. lettre b) non-conformité des actes constitutifs ou des autres documents déposés aux exigences de la loi ;
3. lettre c) violation de la procédure légale de constitution ;
4. lettre g) constatation que le fondateur a des antécédents pénaux non effacés pour fraude fiscale.
D'autres motifs concernent l'interdiction d'immatriculation ordonnée par un tribunal ou un huissier de justice (lettre e)) et le fondateur d'une société radiée en application de l'art. 174¹ du Code fiscal qui crée une nouvelle société dans les 3 ans (lettre c¹)). La loi fixe aussi des limites : l'immatriculation ne peut pas être refusée pour des motifs d'inopportunité (art. 13, al. (3)), et l'ASP ne peut ni refuser de recevoir la demande ni exiger d'autres documents que ceux prévus par la loi (art. 8, al. (6)).
2. Les irrégularités : comment l'ASP vous les signale
Les instructions de l'ASP pour la demande d'immatriculation (Cererea privind înregistrarea de stat a persoanei juridice, formulaire ASP 3-5) précisent que la rubrique „E-mail” doit contenir une adresse valide pour les informations sur d'éventuelles irrégularités constatées pendant l'immatriculation. Une adresse erronée signifie que vous n'apprendrez pas à temps ce qu'il faut corriger.
Le guide de l'ASP pour l'immatriculation à distance décrit les étapes : le registraire constate les lacunes, l'ASP vous envoie une notification vous demandant de corriger les irrégularités, vous renvoyez les documents rectifiés ou complétés, et ce n'est qu'ensuite que le registraire adopte la décision d'immatriculation ou, le cas échéant, de refus.
•Délai : les 24 heures courent à partir du jour ouvrable qui suit le jour où les documents nécessaires ont été présentés (art. 5, al. (2)). En pratique, l'immatriculation attend les documents corrigés.
•Frais : la demande n'est traitée qu'après le paiement des frais d'immatriculation (art. 7, al. (5)) ; selon le guide de l'ASP, sans paiement confirmé, la demande n'est pas examinée.
3. Erreurs fréquentes dans les actes de constitution
•La dénomination. Elle ne peut ni coïncider ni ressembler à celle d'une société immatriculée, ni à une marque enregistrée ou notoire (art. 9, al. (11)). „Moldova” exige l'autorisation accordée en vertu de la décision du gouvernement n° 353/2025, le nom d'une localité exige la décision du conseil local, et les noms des autorités publiques sont interdits. Dans la demande, la dénomination s'écrit dans la formule figurant sur le certificat de vérification et de réservation, et à l'identique dans tous les autres actes.
•Des données qui diffèrent entre la demande 3-5, le procès-verbal 5-4 (ou la décision de l'associé unique 5-6) et les statuts. Un chiffre erroné dans l'IDNP, des parts de 60/40 dans les statuts mais de 50/50 dans la demande, un autre capital, le siège sans bloc ni appartement dans l'un des actes, un autre administrateur dans le procès-verbal de l'assemblée constitutive (Procesul-verbal al adunării de constituire, formulaire ASP 5-4) que dans la demande, ou le numéro et la date du procès-verbal mal reportés sur la page de garde des statuts (Statutul, modèle ASP 4-22). Les données personnelles se reprennent d'une pièce d'identité valide.
•Capital et parts. Les parts totalisent 100 % et leurs montants, le capital social. Selon les statuts types de l'ASP, chaque part sociale est d'au moins 1 leu et doit être divisible par un leu sans reste.
•Codes CAEM. On indique le code et l'intitulé de la CAEM 2, avec une activité principale ; pour les activités soumises à licence, le nom de l'activité tel qu'il est formulé dans la loi. Si le secteur exige un avis ou une autorisation préalable, sa détention se déclare dans la demande (art. 7, al. (1), lettre a)).
•Signatures et exemplaires. Tous les demandeurs signent la demande, tous les associés fondateurs approuvent la décision de constitution et les statuts (art. 7, al. (1), lettre b)), et au guichet ceux-ci se déposent en deux exemplaires. En ligne, chaque acte porte la signature électronique qualifiée de chaque signataire ; une signature manuscrite scannée ne vaut pas signature électronique.
4. Erreurs dans les déclarations, les frais et les documents étrangers
•La déclaration relative au bénéficiaire effectif manque ou est mal remplie. C'est une pièce obligatoire (art. 7, al. (1), lettre f)) : BE-1 pour le fondateur personne physique, BE-2 pour le fondateur personne morale, avec la bonne rubrique et la participation correcte.
•La déclaration d'absence d'antécédents pénaux pour fraude fiscale manque pour l'un des fondateurs. Si un fondateur a réellement des antécédents non effacés pour fraude fiscale, ce n'est plus un problème de formulaire, mais un motif de refus.
•Les frais ne sont pas payés ou ne correspondent pas au délai coché dans la demande : pour 4 heures, ils sont multipliés par 4 (art. 4, al. (6)), soit 4 596 lei au lieu de 1 149 lei (tarifs affichés sur asp.gov.md en septembre 2026).
•Les documents étrangers ne sont pas traduits dans la langue de l'État ou ne sont pas légalisés ou apostillés, selon le cas, sous réserve des exceptions prévues par les traités (art. 8, al. (2¹)).
•La procuration n'est pas authentifiée par un notaire ; l'alternative prévue par la loi est le mandat de représentation via MPower (art. 8, al. (2)).
•L'administrateur étranger n'a pas d'IDNP. L'ASP exige le code personnel délivré par l'Inspection générale des migrations et une copie du passeport.
•Le dépôt en ligne sans dénomination réservée ou avec des actes non signés électroniquement par tous les signataires.
5. Que faire après un refus
1. Lisez la motivation : la décision indique le motif appliqué par le registraire.
2. Corrigez et déposez à nouveau. Le refus n'empêche pas un nouveau dépôt si ses causes ont été supprimées (art. 13, al. (4)). Si vous changez de dénomination, refaites tous les actes, car elle figure sur chaque formulaire.
3. Clarifiez la question des frais. Ne comptez pas sur un remboursement automatique. L'ASP dispose d'un règlement sur le remboursement des sommes pour les services non fournis, appliqué uniquement à la demande du demandeur ; demandez à l'ASP s'il s'applique à votre cas et si vous devez payer à nouveau.
4. Contestez, si le refus vous semble infondé. La décision peut être contestée devant le tribunal et ne peut être annulée que par lui (art. 13, al. (5)). Le Code administratif n° 116/2018 exige, en règle générale, une procédure préalable (art. 208) : le recours préalable (cerere prealabilă) est déposé auprès de l'autorité émettrice dans les 30 jours suivant la communication de l'acte (art. 165) et tranché dans un délai de 15 jours calendaires (art. 167), puis le recours contentieux administratif est introduit, en règle générale, dans les 30 jours (art. 209). Vérifiez les voies de recours indiquées dans la décision et consultez un avocat.
Contester a du sens lorsque le registraire invoque l'inopportunité ou exige des pièces que la loi ne prévoit pas. Si le refus découle d'une véritable erreur, un nouveau dépôt est en général plus rapide.
6. Liste de contrôle avant le dépôt
•La dénomination est vérifiée (et réservée, si vous déposez en ligne) et écrite à l'identique partout ;
•Noms, IDNP, parts, capital, siège et administrateur concordent dans tous les actes ;
•Les parts totalisent 100 % et leurs montants, le capital social ;
•Les codes CAEM 2 comportent une activité principale, et l'avis préalable existe si le secteur l'exige ;
•Toutes les signatures sont apposées, et le procès-verbal et les statuts sont en deux exemplaires ;
•Les déclarations BE et celles sur les antécédents pénaux sont remplies pour chaque fondateur ;
•Les documents étrangers sont apostillés ou légalisés et traduits, la procuration est notariée, l'administrateur étranger a un IDNP ;
•Les frais correspondent au délai choisi, et l'adresse e-mail de la demande est valide.
Questions fréquentes
Puis-je déposer à nouveau le dossier après un refus ?
Oui. Selon l'art. 13, al. (4) de la loi n° 220/2007, le refus n'empêche pas un nouveau dépôt une fois ses causes supprimées.
Est-ce que je perds les frais si l'ASP refuse l'immatriculation ?
Ne comptez pas sur un remboursement automatique : l'ASP rembourse les services non fournis uniquement sur demande, selon son règlement. Clarifiez votre situation avant de payer à nouveau.
Dans quel délai puis-je contester le refus ?
Le recours préalable se dépose dans les 30 jours suivant la communication de la décision, et le recours en justice, en règle générale, dans les 30 jours suivant la réponse à ce recours (Code administratif, art. 165 et 209).
L'ASP peut-elle me demander un bail pour le siège ?
L'ASP inscrit le siège indiqué dans les actes constitutifs et n'a pas le droit d'exiger d'autres documents pour le confirmer (art. 10, al. (1)). La société est responsable de l'adresse.
L'ASP refuse-t-elle l'immatriculation pour n'importe quelle erreur ?
Pas nécessairement. L'adresse e-mail de la demande sert justement à vous communiquer les irrégularités constatées, pour que vous puissiez les corriger ; le refus intervient lorsque les documents restent incomplets ou non conformes.
SRLRapid remplit à partir d'un seul questionnaire les formulaires officiels de l'ASP : la demande 3-5, le procès-verbal de constitution 5-4 et les statuts 4-22 (pour un fondateur unique, la décision 5-6 et les statuts 4-23), les déclarations relatives au bénéficiaire effectif et les déclarations sur les antécédents pénaux pour chaque fondateur, aux formats DOCX et PDF. Les données saisies une seule fois se retrouvent à l'identique dans tous les documents : les noms, les parts et les adresses concordent, et le questionnaire vérifie par exemple que la somme des parts fait 100 %. La décision appartient toujours au registraire de l'ASP : vous signez les documents et les déposez vous-même à l'ASP.
Remarque : ce guide a un caractère informatif et reflète la législation et les exigences de l'ASP à la date de rédaction (octobre 2026). SRLRapid prépare les documents, mais n'est pas un cabinet d'avocats et ne dépose pas le dossier à la place des fondateurs. Pour contester un refus, consultez un avocat.
